Método Pomodoro de organización y gestión del tiempo

Notas que fui tomando durante la lectura del libro Pomodoro Technique Illustrated", que explica y desarrolla la Técnica Pomodoro creada por Francesco Cirillo.

La idea central es simple: escoger la actividad de mayor prioridad de la lista de actvidades del dia, poner un temporizador de 25 minutos y enfocarse en esa actividad y solo en esa durante esos 25 minutos.

Ciclo diario:

• Planificar: al comienzo de la jornada. Consiste en extraer del inventario de tareas, unas cuantas, que se puedan terminar en el día, de modo realista. Ese es mi compromiso para el día. Con ellas se crea la lista de actvidades del dia.

• Actividad y seguimiento: una vez decidida la lista de actividades del dia, se escoge la de mas prioridad, temporizador y a concentrarse y enfocarse solo en eso hasta que acabe el pomodoro. Ir anotando algún parámetro interesante, por ejemplo numero de veces que nos interrumpen.

• Consolidar, procesar y visualizar datos: al final de la jornada se consolidan los datos del día. Al principio del metodo puede estar bien por ejemplo, el numero de pomodoros ejecutados en la jornada. Si interesa algun otro calculo derivado como medias, tiempo que una tarea está en el inventario, etc se calcula ahora. Finalmente, representar los datos de algun modo que ayude a la retrospección y a poder responderse preguntas que ayuden a mejorar el proceso y a adaptarlo a la realidad del trabajo.

• Replanificación: cuando una tarea o actividad entra sin planificarse a la lista de urgentes del día o al inventario de tareas, marcarla con una (u) para controlar el grado de no-planificación.

Interrupciones:

Anotar para que no robe concentración ni enfoque, para sacarla de la cabeza y continuar con renovada intensidad. Rayita vertical para internas y horizontal para externas.

• Interrupciones internas: aceptar, anotar y continuar.

• Interrupciones externar: correo, teléfono, chequear entre pomodoros y replanificar si es necesario. Las cara a cara, la pregunta es: ¿cuanto puedo retrasar la respuesta sin reducir el valor de la misma?. Una estrategia razonable para intentar minimizar el impacto sería: informar (estoy en medio de algo...), negociar (¿es posible hacer esto mas tarde?), planificar (anotar en la lista de actividades del dia o en el inventario de tareas si es seguro que no es para hoy.

Conceptos:

La eficacia del metodo esta relacionada con fomentar trabajar de maneras resonantes con los mecanismos humanos, aprovechar como somos en nuestro favor: acotacion en el tiempo, ritmo, visibilidad de resultados a corto plazo, entrenamiento del reflejo condicionado, etc.

Es cansado y confuso estar cambiando continuamente y sin ritmo de la vision general y de control (buena para planificar y estrategia) al enfoque, visión creativa o flow (buena para llevar una tarea concreta a cabo). En el método hay un tiempo para cada una de ellas y solo ese tiempo. Se planifica al principio de la jornada y se enfoca durante los pomodoros.

Flow: es un estado mental caracterizado por: objetivos claros, concentración, foco, perdida de conciencia de uno mismo, sentido del tiempo distorsionado, feedback directo e inmediato, equilibrio entre el reto y las habilidades, sensación de fluir, sensación intrínseca de recompensa y unificación entre acción y conciencia. El estado de flujo es muy creativo pero es incompatible con la visión general y la planificación estratégica. Un equilibrio y un ritmo de cambio entre ambos es lo deseable.

Este gráfico de estados anímico-mentales y su relación con la tarea y la habilidad, ayuda a entender cuando se produce cada uno y puede ayudar a buscar los deseables y evitar los indeseables.

ToDo list != compromiso: es importante entender que la lista de tareas pendientes convencional o el inventario de tareas no representa un modo de comprometerse eficaz. Esa lista es siempre muy grande y aunque hagamos algo de ella, sigue siendo grande. La idea es no desarrollar compromiso hacia ella sino hacia la lista de actividades del dia y hacia cada pomodoro. La lista de actividades del dia y el pomodoro estan acotados en el tiempo y son objetivos alcanzables, por eso tiene sentido comprometerse con ellos.

La procrastinacion es mecanismo mental de escape de la ansiedad que me produce acometer una tarea o tomar una decisión. Es un modo de cambiar algo desagradable por algo agradable y de recompensa rápida. Me supone un alivio temporal del estrés que me produce el acometer la tarea. La recompensa es engañosa, daña el medio y largo plazo. Las tres fuentes más habituales de procrastinacion son: tareas impuestas por otros, perfeccionismo, miedo al error o a la crítica.

El descanso: debe ser de calidad, preferiblemente apartado del sitio de trabajo. Se debe intentar apartar el pensamiento del anterior pomodoro y del siguiente, evitar usarlo para llamadas importantes o correos. Hay que descansar.

El pomodoro es una unidad atómica e indivisible: esto es muy importante para beneficiarse del concepto de ritmo. Si es inevitable interrumpir el pomodoro a la mitad, por lo que sea, interrupción externa o cualquier otro motivo de sentido común, no pasa nada, se invalida, se descansa si hace falta y se comienza uno nuevo, ese no contabiliza. Si a mitad de un pomodoro acabo la actividad, se continua, no se cambia de enfoque o actividad a mitad del pomodoro, se estudia, se pule, se revisa pero no se cambia el foco.

Replanificación: se puede y se debe replanificar entre pomodoros. Pero es interesante controlar el grado de replanificación. Controlar cuantas actividades de la lista de actividades del dia estoy haciendo y cuantas no planificadas. Si empieza a haber muchas no planificadas el sentimiento de compromiso baja (y con el el sentimiento de recompensa) y la diferencia entre la lista de actividades del dia y el inventario de tareas se desdibuja.